Aufgaben- und Objektmanagement
BryteCube vernetzt sämtliche Informationen inkl. der geographischen Verortung und unterstützt ein standardisiertes Vorgehen in der Prozessbearbeitung. Damit werden die Nachteile der dezentralen Informations- und Mailablagen bei den Anwendern eliminiert.
Die Tätigkeit des zu bearbeitenden Themas steht im Zentrum der Handlung und verknüpft sämtliche bereits existierenden oder neu anzulegenden Informationen in einer strukturierten Form. Der Cube repräsentatiert dabei ein generisches Objekt mit dem die Informationen verknüpft werden. Der Cube ist in sich konsistent und kann beliebig mit anderen Cubes in Beziehung gesetzt werden, um den jeweiligen Kontext abzubilden.
Darstellung des Aufgabenmanagements
1 Vom Use-Case zum standardisierten Ablauf
Ausgehend von verschiedenen Anwendungsbeispielen aus den Bereichen Lärmbeschwerde, Branchenkontrolle und Bohrbewilligung wurden die Prozessabläufe analysiert und auf eine abgestuften Bearbeitungsphasen gelegt, welcher in ca. 7 Schritten erfolgt und somit arbeitsteilig realisiert werden kann.
Phasenmodell des Prozessablaufes
a) Anfrage oder Auftrag imitiert den Vorgang (nachfolgend als Cubes genannt)
b) In der Triage wird vom Abteilungsleiter bzw. dem Bereichsverantwortlichen entschieden ob, und von Wem die Aufgabe ausgeführt werden soll.
c) Die Phase Prüfen enthält alle Themen, welche geklärt werden müssen und Projektorganisationsaufgaben.
d) Gegebenfalls wir eine Messung durchgeführt, beauftragt oder eine Beobachtung festgehalten.
e) in der Phase Beurteilen werden die zusammengetragenen Informationen aufbereitet und gegebenfalls ergänzt, damit im Anschluss eine Entscheidung getroffen werden kann.
f) Die Entscheidung kann objektiv auf den aufbereiteten Fakten und unter Berücksichtigung der referenzierten Vorgaben getroffen werden.
g) Die Letzte Phase enthält die Kontrolle. In dieser wird überprüft, ob die Auflagen erfüllt, die Rechnung bezahlt und alle Aufgabe zum Cubes abgeschlossen wurden.
Für jede der genannten Phase kann prozessspezifisch vorgegeben werden, welche Aufgabe und Tätigkeiten ausgeführt werden. Dies erfolgt in sogenannten Checklisten, welche beim Anlegen eines Cubes mitgegeben, ebenso können **wiederkehrende Aufgabe angelegt werden.
2 Fokussierte Bearbeitung von Aufgaben
Sämtliche Aufgaben zu einem Cubes werden aufgeschrieben. Die einzelnen Aufgaben bekommen einen Status. Am Anfang des Zyklus ist der Status offen. Entsprechen erfolgt die Arbeitsteilung konzentriert auf kleine lösbare Teilaufgaben. Diese werden nun Schritt für Schritt bearbeitet, bis alle Teilaufgaben abgeschlossen und damit der Cubes abgeschlossen wird. Die Stati helfen dabei, den Fokus auf die jeweiligen Aufgabe zu legen (3. Bearbeitung), welche die volle Aufmerksamkeit bekommen.
Kanban-Ansicht von Aufgaben
2.1 Status
Die Idee der vier Aufgabenstati: (Zurückgestellt | Offen | in Bearbeitung | Abgeschlossen) wird auf alle Aufgabe in der Organisation angewendet, damit kann diese Information auch den unterschiedlichen organisatorischen Ebenen konsolidiert werden. Jeder Mitarbeitende konzentriert sich auf die ihm übertragenen Bereiche.
Kanban-Ansicht auf verschiedenen organisatorischen Ebenen
3 Cubes bzw. Vorgangselemente
Aus der Prozessanalyse wurde erkannt, dass der Ablauf der verschiedenen Vorgänge unabhängig von der Komplexität und dem Umfang der Aufgabe sich auf wiederkehrende Elemente aufgliedern lässt.
Vorgangs- bzw. Cubes-Elemente aus Prozessanalyse
3.1 Arbeiten mit Stereotypen
Die Abbildung der Interaktionen in den Vorgängen erfolgt in sogenannten Stereotypen. Diese repräsentieren unterschiedliche Muster mit ähnlichen Merkmalen zur Abbildung der jeweilig relevanten Informationen. Repräsentative Vertreter sind Akteure, Projekt, Prozess und Kontext.
Diese Stereotypen stehen in beliebig definierbarer Beziehungen zueinander und geben Auskunft darüber, Wer, Was, Wann, Wo macht und informiert über den jeweilig aktuellen Bearbeitungsstatus.
Arbeiten mit Stereotypen zur Beantwortung von Fragen; wer, was, wo, warum
3.2 Cube
Der Cube repräsentiert eine Entität und enthält die elementspezifischen Merkmale, welche wichtig zur Beurteilung bzw. zur Analyse sind. Diese Merkmale werden als Attribute in einer Erfassungsmaske zur Bearbeitung bereitgestellt. Mit dem Cube werden nun viele, meist in anderen Bereichen ebenfalls referenzierte Elemente verknüpft. Nachfolgend werden anhand eines Beispiels die unterschiedlichen Cubes erklärt.
3.5 Akteure
Unter dem Begriff Akteur werden alle natürlichen Personen oder juristischen Personen, bzw. Organisationen in ihrer jeweiligen Rollen mit dem Cube in Beziehungen gesetzt. Dies ermöglicht es schnell und einfach die beteiligten Personen und Organisationen zu lokalisieren. Damit alle Beteiligten den Überblick bekommen, wer für etwas zuständig ist. Die Organisation enthält die Mitarbeitenden als Beziehungen zu den Akteuren mit der Zugehörigkeit zu Abteilungen. Sie nehmen spezifische Rollen ein wie z.B. Abteilungsleiter oder zuständiger Mitarbeiter für ein Projekt so wie als Entscheider in einem Cube.
3.6 Projekt
Das Projekt repräsentiert zeitlich begrenzte Bearbeitungsthemen, welche zu einem oder auch mehreren Themen und insbesondere mit verschiedenen Akteuren in Beziehungen stehen. Die Abläufe sind dazu meist formalisiert und können gut mit Vorlagen unterstützt werden. Beispielsweise repräsentieren auch Traktanden für Sitzungen den Stereotypen des Projekts.
3.7 Prozess
Unter dem Stereotypen Prozess werden Aktivitäten zusammengefasst, welche in Bezug mit einem Hauptakteur und der Einhaltung gesetzlicher Vorgabe stehen, die nach genauen Abfolgeregeln durchlaufen werden müssen.
3.8 Inventar
Als Inventar werden alle räumlich lokalisierten Objekte erfasst, welche mit dem Cubes zusammenhängen. Dies ermöglicht damit auch die Betrachtung aus der Sicht der verbundenen Objekte zum jeweiligen Cubes.
3.9 Beziehungen
Als Beziehungen werden dem Cube Referenzen zu anderen Elementen wie Cubes, Dokumente, Bilder, Aufgaben und Informationen bezeichnet, welche meist unstrukturiert und in unterschiedlicher Form bereitgestellt werden. Ebenso gehören Gesetzesgrundlagen und Katasterinformationen dazu, welche Anhaltspunkte zur Beurteilung des Cubes liefern.
4. Erfassung der Aufgaben in BryteCube
Sämtliche Informationen müssen im richtigen Kontext erfasst, und mit dem jeweiligen Cube in Beziehung gesetzt werden. Diese Erfassung erfolgt in einer strukturierten Weise, so lassen sich viele Themen aus ganz unterschiedlichen Perspektiven einfach analysieren lassen. Damit geben zu den unterschiedlichsten Fragen sie Aufschluss, aus ganz unterschiedlichen Perspektiven.
Informationsmanagement in Raum und Zeit
Diese Vielschichtigkeit muss nun auf eine einfache, verständliche Weise abgebildet bzw. erfasst werden. Dies lässt sich am Beispiel eines Würfels darstellen, bei dem jede Seite des Würfels stellvertretend für einen Aspekt eines Vorgangs steht. Aus der jeweiligen Perspektive productbetrachtet, ist die Erfassung vereinfacht und damit realisierbar.
4.1 Aufgaben
Die Aufgaben enthalten die konkreten Tätigkeiten, eindeutig zugeordnet zu einem Akteur und eingeteilt in die unterschiedlichen Bearbeitungsphasen, welche zur Lösung der Aufgabe beitragen soll. Diese werden wie bereits oben beschrieben nach Stati abgearbeitet.
4.2 Mitteilungen
Mitteilungen sind als eine Art Untergruppe der Aufgaben zu verstehen. Zum Cubes wird beispielsweise zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Bearbeitungsstand mitgeteilt. Dies erfolgt in der Form einer Notiz mit einem Absender und einem oder mehreren Empfängern, welche mit dem Cube verknüpft sind.
5 Strukturierung der Themen
5.1 Themenbaum
Die Vielzahl an Aufgaben werden beispielsweise in fachspezifischen Themen unterteilt, welche wiederum in organisatorischen Abteilungen zusammengefasst werden. Diese Struktur wird im Menubaum abgebildet.
5.2 Meine Aufgaben
Aus Sicht des Mitarbeitenden interessiert das, was von ihm erwartet wird. Entsprechend liegt hier der Fokus auf den persönlichen Aufgaben. Dazu eignet sich sowohl ein Kanban-Bord oder eine Aufgabenliste, alternativ auch ein Kalender.
Ausgehend von der Aufgabe kann der Cubes und alle damit verbunden Objekte gefunden werden.
5.3 Meine Abteilung
Hier werden die abteilungsspezifischen Themen zusammengefasst. Neben den Sachthemen können auch organisatorische Elemente hier den Informationsbedarf decken.
5.4 Mein Amt
Mein Amt ist dazu gedacht die übergeordneten und organisatorischen Projekte mit zu erfassen. Diese Informationen dienen auch der Mitwirkung und sollen zu einem schnellen und transparenten Austausch mit den Mitarbeitenden dienen.
5.5 Die Suche
Egal aus welcher perspektive Sie an ein Thema herangehen, Sie wollen schnell zu den Details der verknüpften Elemente gelangen. Ebenso erwarten Sie eine Treffsicherheit für spezifische Fragen.
5.6 Cubes
Der jeweilige Cubes ist in einer Themenübersicht zusammengefasst. Diese werden aktuell in einer Tabelle zusammengefasst und wenn für den Cubes erfindliche Bearbeitungsstati erfasst sind steht auch ein Kanban Board zur Übersicht bereit.
Darstellung des Aufgabenmanagements
Die Anwendung dieses Prozessvorgehens in BryteCube wird in der Anwendung weiter erläutert.